Abonamentul MPS Powerline: cum funcționează serviciul de imprimare all-inclusive și cui i se potrivește

Un abonament MPS (Managed Print Services, în română, servicii de imprimare gestionată) este un contract prin care o organizație își externalizează administrarea imprimării. În funcție de contract, furnizorul pune la dispoziție echipamentele și asigură consumabilele, mentenanța, intervențiile tehnice și monitorizarea, contra unui abonament lunar, a unui cost per pagină sau a unei combinații între cele două.
Modelul este relevant mai ales pentru organizațiile care imprimă recurent și vor să își cunoască mai bine costurile. Powerline oferă soluția Printing MPS PowerPrint. În continuare explicăm cum funcționează, ce trebuie verificat într-o ofertă și în ce situații poate să nu fie cea mai bună alegere.

Cum funcționează un abonament MPS

Structura diferă de la un furnizor la altul, însă un proiect MPS bine construit parcurge, de regulă, cinci etape:
Analiza situației actuale. Se inventariază echipamentele, vechimea lor, volumul lunar, ponderea imprimărilor alb-negru și color și costurile curente.Dimensionarea soluției. Se stabilește numărul și tipul echipamentelor, precum și amplasarea lor, în funcție de nevoile reale.Definirea contractului. Se precizează echipamentele, regimul de folosință, volumele incluse, tarifele pentru depășiri, serviciile acoperite, durata și condițiile de încetare.Livrarea, instalarea și instruirea. Echipamentele sunt puse în funcțiune, iar utilizatorii primesc instrucțiunile necesare.Administrarea curentă. Furnizorul asigură serviciile prevăzute în contract și urmărește consumul și funcționarea echipamentelor.
Din punct de vedere financiar, cele mai importante elemente sunt volumul inclus, diferența dintre tariful alb-negru și cel color, precum și costul paginilor suplimentare.

Ce include PowerPrint

Conform informațiilor publicate de Powerline, soluția Printing MPS PowerPrint poate include următoarele elemente. Condițiile exacte se stabilesc în oferta și contractul fiecărei organizații.
Imprimante, multifuncționale și copiatoare puse la dispoziție: conform configurației contractateConsumabile, piese, manoperă și mentenanță: incluse conform contractuluiMonitorizarea consumului și livrarea consumabilelor: incluse conform contractuluiLivrare, instalare și instruire: incluse conform contractuluiRaportarea volumelor și suport tehnic: în funcție de pachetul contractatHârtie: nu este inclusăPagini peste volumul inclus: facturate la tariful stabilit în contract
„Fără investiție inițială în echipament" nu înseamnă „echipament gratuit". În configurațiile în care echipamentul este oferit în custodie, el rămâne în proprietatea Powerline, iar clientul plătește serviciul și dreptul de utilizare în condițiile contractului.

Cum se stabilește costul

În piață sunt întâlnite trei structuri de facturare:
Abonament cu pagini incluse, sumă lunară pentru un volum stabilit, depășirile se facturează separat. Potrivit pentru volume relativ stabile.Cost per pagină, se facturează paginile efectiv imprimate, în condițiile contractului. Potrivit pentru volume variabile sau sezoniere.Model mixt, taxă de bază pentru echipament și servicii, plus cost per pagină. Potrivit pentru configurații B2B personalizate.
Înainte de semnare, verifică separat tarifele pentru alb-negru și color, regulile privind paginile neutilizate și costurile care nu intră în abonament. Hârtia este, de regulă, achiziționată separat.

Ce date sunt necesare pentru o ofertă corectă

numărul și modelele echipamentelor existente;volumul lunar mediu, ideal calculat din contoarele ultimelor 3–6 luni;ponderea imprimărilor alb-negru și color;formatele necesare (A4, A3, format mare) și funcțiile necesare (copiere, scanare, duplex);numărul de utilizatori și punctele de lucru;costurile actuale cu tonerele, piesele și reparațiile;variațiile sezoniere ale volumului;cerințele de securitate și localitățile în care este necesară intervenția.
Fără volumul estimat și ponderea imprimărilor color, orice preț comunicat este orientativ.

MPS, achiziție, leasing sau închiriere

Termenii sunt uneori folosiți ca și cum ar însemna același lucru, dar contractele pot avea obiecte și costuri diferite. Rezumatul de mai jos e orientativ; condițiile juridice și financiare sunt cele din contract.
Abonament MPS, administrarea imprimării, echipamentul poate fi pus la dispoziție. Consumabile și service incluse conform contractului. La final: returnare, reînnoire sau altă opțiune prevăzută contractual.Achiziție, proprietatea echipamentului. Consumabile și service în sarcina cumpărătorului, cu excepția garanției sau a unui contract de service separat. La final, echipamentul rămâne în patrimoniu.Leasing, finanțarea utilizării sau a achiziției, în funcție de tipul contractului. Consumabile și service, de regulă, separat. La final, depinde de tipul de leasing și de opțiunile contractuale.Închiriere simplă, dreptul de folosință. Consumabile și service pot fi incluse sau separat. La final, echipamentul se returnează, de regulă.
Diferența esențială este că MPS urmărește administrarea întregului proces de imprimare, nu doar accesul la un echipament.

Pentru ce organizații are sens

PowerPrint poate fi potrivit pentru companii private, cabinete de avocatură și birouri notariale, birouri de proiectare și firme de cadastru, clinici și cabinete medicale, instituții publice și unități de învățământ, mai ales atunci când imprimarea este recurentă și întreruperile afectează activitatea.
Serviciul este disponibil în Botoșani, Iași și Suceava, precum și în restul Regiunii Nord-Est, în funcție de proiect. Vezi și sectoarele pentru care lucrăm.
Alegerea configurației trebuie să țină cont de volumul mediu și cel de vârf, ponderea color, formatele necesare, amplasarea utilizatorilor, echipamentele deja existente, timpul maxim acceptabil de nefuncționare și aria de intervenție.

Când merită și când poate să nu merite

Merită analizat dacă:imprimi constant, dar nu cunoști costul lunar real;ai mai multe echipamente, generații sau mărci;defecțiunile sau lipsa tonerului blochează activitatea;ai nevoie de costuri mai ușor de bugetat;nu ai o persoană care să administreze echipamentele.Poate să nu fie alegerea potrivită dacă:imprimi ocazional și folosești o singură imprimantă simplă;ai deja echipamente noi, în garanție, cu costuri reduse și previzibile;nu dorești un angajament contractual pe o perioadă determinată;volumul este atât de neregulat încât pachetul ales ar genera frecvent pagini neutilizate sau depășiri.Cum compari costurileCostul actual lunar = (tonere + reparații + piese, pe ultimele 12 luni) / 12 + hârtie + costul timpului intern de administrareCostul lunar MPS = abonament + max(0; pagini imprimate − pagini incluse) × costul per pagină suplimentară + hârtie
Pentru o comparație relevantă, calculele pentru alb-negru și color trebuie făcute separat și raportate la aceeași perioadă, același volum și aceleași funcții. Pentru un exemplu de calcul, vezi cum reduci costurile de imprimare.

Imprimarea securizată: ce înseamnă

Imprimarea securizată poate reține documentul până când utilizatorul se autentifică la echipament, de exemplu cu PIN, card sau credențialele contului de rețea. Astfel, documentele confidențiale nu rămân nesupravegheate în tava unei imprimante comune.
Un contract MPS nu asigură automat conformitatea cu GDPR. Contează măsurile tehnice și organizatorice aplicate efectiv, obligațiile prevăzute în contract și rolurile părților în prelucrarea datelor. Dacă organizația are astfel de cerințe, funcțiile disponibile și procedura de ștergere a datelor din echipament trebuie confirmate înainte de contractare. Aceste măsuri se leagă de servicii IT și infrastructură mai largi ale organizației.
Ce întrebi înainte să semneziCâte pagini alb-negru și câte color sunt incluse?Care este tariful pentru fiecare pagină suplimentară, separat pentru alb-negru și color?Paginile neutilizate se reportează?Ce consumabile, piese și servicii sunt incluse și ce este exclus?Care este timpul de intervenție și programul de suport?Este prevăzut un echipament de schimb? În ce condiții?Care este durata minimă și cum poate înceta contractul?Cine deține echipamentul și cine suportă transportul?Ce opțiuni există la finalul contractului?Ce rapoarte de consum sunt furnizate și cu ce frecvență?Întrebări frecventeCe înseamnă MPS?
Managed Print Services înseamnă servicii de imprimare gestionată. Furnizorul administrează, în limitele contractului, echipamentele, consumabilele, mentenanța și monitorizarea.

Tonerul este inclus în PowerPrint?

Da, tonerul este inclus conform condițiilor PowerPrint publicate de Powerline. Hârtia nu este inclusă. Oferta și contractul stabilesc exact consumabilele și volumele acoperite.

Cine este proprietarul imprimantei?

Pentru echipamentele puse la dispoziție în custodie, proprietarul rămâne Powerline pe durata contractului. Regimul exact trebuie verificat în oferta primită.

Ce se întâmplă dacă echipamentul se defectează?

Conform informațiilor publicate de Powerline, piesele de schimb și manopera sunt incluse în abonament, iar dacă reparația durează, se pune la dispoziție un echipament de schimb. Condițiile și termenele exacte se stabilesc prin contract.

Cât costă un abonament MPS?

Costul depinde de volum, ponderea alb-negru/color, formate, echipamente și nivelul de suport. O ofertă relevantă se construiește după analiza consumului real.

În ce localități este disponibil serviciul?

În Botoșani, Iași și Suceava, precum și în restul Regiunii Nord-Est, în funcție de proiect.

Merită pentru o firmă mică?

Depinde de volum și de impactul întreruperilor. La un volum redus, o achiziție simplă poate fi suficientă; la consum recurent sau cu mai multe echipamente, MPS poate fi mai ușor de administrat și bugetat.

Vrei să afli dacă PowerPrint ți se potrivește?

Trimite-ne numărul echipamentelor folosite, volumul lunar aproximativ și ponderea imprimărilor color. Dacă ai și costurile recente cu tonerele și reparațiile, comparația va fi mai precisă.
Cere o ofertă PowerPrint →
0758 165 800 · comercial@powerline.roCalea Națională nr. 99, BotoșaniLuni-Vineri 09:00-17:00 · Sâmbătă 09:30-13:00
Răspundem cererilor de ofertă în maximum o zi lucrătoare.